Rozšířený filtr (aktivujete jej pomocí tlačítka Upřesnit ve skupině Seřadit a filtrovat na kartě Data) nabízí pro filtrování dat mnohem více možností než standardní automatický filtr:
| Automatický filtr | Rozšířený filtr | |
| Maximálně 2 kritéria v jednom sloupci | Počet kritérií není omezen | |
| Výsledek filtrace je zobrazen pouze ve vstupních datech | Výsledek filtrace může být zobrazen mimo vstupní data. | |
| Při vyhodnocování kritéria hraje roli nejen hodnota, ale i formát dat. | Při vyhodnocování kritéria hraje roli pouze hodnota. | |
| Výsledek filtrace obsahuje stejnou strukturu sloupců jako vstupní data. | Při filtrování lze určit, které sloupce dat a v jakém pořadí mají být ve výsledku zastoupeny. | |
| Filtrováním nelze potlačit duplicity. | Při filtrování může být zakázáno zobrazení duplicitních hodnot. | |
| Hodnota kritéria musí být zadána konstantou. | Hodnota kritéria může být zadána konstantou i jako výsledek výpočtu. |
Pro správnou funkci rozšířeného filtru musíte vytvořit v pracovním listu oblast kritérií a zároveň musíte určit buňku, která představuje levý horní roh oblasti extrakce, tedy oblasti buněk, které budou obsahovat výsledek filtrace.
Oblast kritérií vždy obsahuje řádek s nadpisem sloupce (nebo více sloupců), pro který má být kritérium vyhodnoceno. Vlastní hodnotu kritéria zapíšete do dalšího řádku. Pro vytvoření oblasti kritérií platí velmi jednoduchá pravidla:
- Pokud mají být kritéria splněna současně (tj. platí mezi nimi vztah logické A SOUČASNĚ), zapište je do jednotlivých sloupců (tj. vedle sebe). Můžete i zadat pro jeden sloupec vstupních dat více kritérií – pouze zapíšete název tohoto sloupce v oblasti kritérií vícekrát.
- Pokud mají být kritéria splněna nezávisle na sobě (tj. platí mezi nimi vztah logické NEBO), zapište je do jednotlivých řádků (tj. pod sebe).
- Oblast kritérií může obsahovat (a v reálných případech i obsahuje) více řádků a více sloupců.
Poznámka: Zatímco anglicky mluvící uživatelé vnímají velmi dobře rozdíl mezi logickými podmínkami AND (A ZÁROVEŇ) a OR (NEBO), je v češtině spojka NEBO vnímána více jako vylučující výraz. Pokud vytváříte nebo vysvětlujete kombinovaná kritéria pro méně zkušené uživatele, je vhodné místo spojky NEBO použít výraz A TAKÉ.
Přiložený obrázek představuje zápis kombinovaného kritéria, kdy je cílem získat záznamy za všechny transakce prodejce Petra A TAKÉ záznamy za prodeje PC sestav NEBO monitorů prodejce Jiřího realizované ve 2. čtvrtletí.
Velmi častou a nebezpečnou chybou uživatelů, které se dopouštějí při vytváření oblasti kritérií, bývá zadání nepřesného nadpisu sloupce.
Například nadpis sloupce dat Zaúčtováno zapíší bez interpunkce Zauctovano nebo zapomenou vložit do víceslovného nadpisu mezeru. Pokud nadpisy sloupců v oblasti dat a v oblasti kritérií nejsou zcela identické, nemohou být vyhodnocena ani kritéria zadaná v dalších řádcích. Proto je doporučováno s ohledem na minimalizaci rizika vzniku chyby nadpisy sloupců z oblasti dat do oblasti kritérií (případně oblasti extrakce) kopírovat.
